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勤怠承認の使い方

更新

概要

スタッフが申請した勤務時間の承認を行う機能です。
勤怠が申請されると、リアルタイムに確認・承認ができるようになります。
勤怠承認では勤務予定時間も見ることができるので、申請の時間と見比べながら承認作業を行うことができます。
また、承認した内容はリアルタイムに人材会社へ連携されますので、勤怠実績を人材会社に送る手間がなくなります。

 

 

目次

・画面説明
・操作説明
　・勤怠承認をするとき
　・勤怠の予定を確認したいとき
　・勤怠の承認状況を確認したいとき

 

画面説明

Frame 1 (76).png

No 項目名 項目説明
① 検索

②一覧に表示されている勤怠を以下条件で検索できます。

画面名 検索条件
勤怠 就業年月日、人材会社、キーワード検索(就業現場、組織名、業務名、スタッフ氏名・カナ)
勤怠一覧(スタッフ) 就業期間、案件管理NO、スタッフ、キーワード検索(就業現場、組織名、業務名、スタッフ氏名・カナ)
勤怠承認 就業期間、案件管理NO、承認ステータス、申請出勤区分、スタッフ、キーワード検索(就業現場、組織名、業務名、スタッフ氏名・カナ)
② 一覧

以下の一覧を表示します。
【利用者設定】で閲覧権限のない事業所の勤怠は表示されません。

画面名 説明
勤怠 勤怠を案件ごとに一覧表示します。
勤怠一覧(スタッフ) 案件に配置されているスタッフ単位で勤怠の承認状況を一覧表示します。
勤怠承認 勤務日単位で勤務予定時間とスタッフからの申請時間を一覧表示します。
③ エクスポート ②の一覧をCSV形式で出力することができます。

 

 

操作説明

勤怠承認をするとき

  1. [勤怠一覧]で、スタッフの申請内容の確認・承認を行いたい案件を選択します。
    　・スタッフ単位で確認したい場合：[勤怠一覧(スタッフ)]を選択します。
    　・勤務日単位で確認したい場合：[勤怠承認]を選択します。
    　　　　　　　　　　　　　　　※[勤怠承認]を選択した後は、③以降の手順をご確認ください。
    Frame 2 (64).png

  2. 勤怠承認を行うスタッフを選択します。
    Frame 3 (49).png

  3. [勤怠承認]で申請された勤怠の承認を行います。
    　承認ができるのは、スタッフから申請があった勤怠のみとなります。
    　以下の場合は[対象]のチェックボックスが表示がされず、勤怠を承認することができません。
    　・スタッフからの申請がない勤怠の場合
    　・[契約内容の確認]-[承認者の選択]で指定されていない場合(※契約内容の確認をご利用の場合のみ)

    　承認は以下いずれかの方法で行います。
    　・複数勤怠をまとめて承認する
    　・1勤怠ずつ承認する
    Frame 4 (4).png

 

複数勤怠をまとめて承認する場合

[承認ステータス]が[承認待][一次承認]となっている勤怠について、申請内容の確認を行います。
予定時間(赤枠)と申請時間(青枠)を確認し、承認するかどうかを判断します。
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  1. 勤怠の承認・差戻しを行いたい勤怠の[対象]にチェックを付けます。
  2. 承認時に登録が必要な以下項目を入力し、[一次承認][最終承認][差戻]のいずれかを選択してください。
    Frame 6 (7).png

    項目名 項目説明
    コメント

    [承認ステータス]に応じて、以下の通りコメントを入力します。
    入力したコメントは一覧のコメント列に表示されます。

    ・[一次承認]の場合：
    　最終承認者宛てにコメントがあれば適宜入力します。
    ・[最終承認]の場合：
    　人材会社宛てにコメントがあれば適宜入力します。
    ・[差戻し]の場合：
    　スタッフ宛てに差戻し理由や再申請の指示などを入力します。
    最終承認/一次承認/差戻

    [対象]にチェックを付けた勤怠について、承認するのかスタッフに差戻しをするのか選択します。
    差戻を行った場合、対象のスタッフ宛に[再申請依頼]の通知メールが届きます。
  3. 複数選択した勤怠の[承認ステータス]が、一括で更新されます。Frame 7 (10).png

 

 

1勤怠ずつ承認する場合

  1. [勤怠承認]で、詳細を確認したい勤怠の[詳細]を選択します。
    Frame 8 (6).png
  2. [勤怠承認詳細]-[勤怠詳細]の内容を確認します。
  3. 承認時に登録が必要な以下項目を入力し、[一次承認][最終承認][差戻]のいずれかを選択してください。
    Frame 9 (12).png
    項目名 項目説明
    コメント

    [承認ステータス]に応じて、以下の通りコメントを入力します。

    ・[一次承認]の場合：
    　最終承認者宛てにコメントがあれば適宜入力します。
    ・[最終承認]の場合：
    　人材会社宛てにコメントがあれば適宜入力します。
    ・[差戻し]の場合：
    　スタッフ宛てに差戻し理由や再申請の指示などを入力します。
    最終承認/一次承認/差戻 [対象]にチェックを付けた勤怠について、承認するのかスタッフに差戻しをするのか選択します。
    差戻を行った場合、対象のスタッフ宛に[再申請依頼]の通知メールが届きます。
  4. 3で登録した内容で、[承認状況]の枠内が更新されます。
  5. 人材会社の確認も終わり、確定した勤怠は[人材会社ステータス]が[確認済み]となり、[勤怠承認]から更新することができなくなります。
    修正等を行いたい場合は[チャット]機能などで人材会社と連絡を取ってください。Frame 10 (2).png

 

勤怠の予定を確認したいとき

  1. スタッフの勤務予定時間は[勤怠承認]の画面から確認できます。
    [☑予定　☑申請　☑実績]のチェックボックスで表示したい時間のみチェックONとします。
    　予定時間のみを表示したい場合は[☑予定　□申請　□実績]とします。
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  2. 予定時間のみが1行表示されます。
    Frame 11 (3).png

 

勤怠の承認状況を確認したいとき

勤怠の承認状況は[勤怠承認]もしくは[勤怠一覧(スタッフ)]の画面から確認することができます。

[勤怠承認]の場合は、勤怠一覧の下部[集計エリア]-[承認ステータス]から承認状況を確認できます。
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[勤怠一覧(スタッフ)]の場合は、スタッフ単位で承認状況を確認できます。
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また、勤怠が実績になった場合、勤怠承認の一覧画面・詳細画面に実績時間が表示されるようになります。
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